1-AMAÇ VE KAPSAM

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu’’) 07.04.2016 tarihli Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. KVK Kanunu, büyük ölçüde Avrupa Birliği’nin 95/46/EC sayılı direktifi ile aynı yönde düzenlemeler ihtiva etmekte olup, KVK Kanunu’nun yürürlüğe girmesi ile birlikte bireylerin kişisel verilerinin bütüncül bir düzenleme içerisinde korunması yasal düzenleme altına alınmıştır.

Kişisel verilerin korunması, Taşdelen Mahallesi Ayça Sk. No: 3 /1a Çekmeköy/İstanbul adresinde yerleşik  Ayb Motorlu Araçlar Ve Turizm Taşımacılığı Ticaret Limited Şirketi için büyük hassasiyet arz etmekte olup, Uluslararası Sözleşmeler, Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’na ve 6698 Sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanununa göre, herkes, kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir. Kişisel verilerin korunması Şirketimizin öncelikli ilkeleri arasında olup, Grup Şirketlerimiz işbu Kişisel Verileri Koruma, İşleme ve İmha Politikası (“Politika”) ile yönetilen; çalışan adaylarının, şirket yetkililerinin, müşterilerimizin, ziyaretçilerimizin, iş birliği içinde olduğumuz kurumların ve onların çalışanlarının, hissedarlarının ve yetkililerinin ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin korunmasında gerekli özeni göstermektedir.

Bu kapsamda şirketimizin veri sorumlusu “Ayb Motorlu Araçlar Ve Turizm Taşımacılığı Ticaret Limited Şirketinin tüzel kişiliğinin kendisidir.

Grup Şirketlerimizde benimsenen üstün hizmet kalitesi, bireylerin haklarına saygı, şeffaflık ve dürüstlük ilkeleri çerçevesinde, KVK Kanunu ile öngörülen yeni düzenlemeler doğrultusunda şirketimiz iç işleyişinin KVK Kanunu, ikincil düzenlemeler, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun kararları ve düzenlemeleri ve sair ilgili mevzuat kapsamında düzenlenmesi şirketimizin öncelikli konuları arasında yer almaktadır. Bu kapsamda, ilgili mevzuat gereğince işlenen kişisel verilerin korunması için grup Şirketlerimiz tarafından gereken idari ve teknik tedbirler alınmaktadır.

Politika ile Grup Şirketlerimiz tarafından KVK Kanunu’na uyum için yukarıda belirtilen ilkeler çerçevesinde getirilecek düzenlemelerin Grup Şirketlerimiz bünyesinde, Grup Şirketlerimizin çalışanları ve iş ortakları tarafından etkin bir şekilde uygulanmasını teminen; Grup Şirketlerimizde hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak, Grup Şirketlerinin işleyişi içerisinde kişisel verilerin işlenmesi ve korunması bakımından her türlü idari ve teknik tedbirlerin alınmasını sağlamak, gerekli iç prosedürleri oluşturmak, farkındalığın yükseltilmesi için gerekli tüm eğitimleri belirlemek, çalışanlar ve iş ortaklarının KVK Kanunu süreçlerine uyumları içim gerekli tüm tedbirler alınarak uygun ve etkin denetim mekanizmalarının kurulmasını sağlamak amaçlanmıştır.

2-TANIMLAR

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi: Kişisel verilerin, maskeleme, toplulaştırma, veri bozma vb. tekniklerle başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.

Başvuru Formu: Kişisel veri sahiplerinin, haklarını kullanmak için yapacakları başvuruyu içeren ”6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Gereğince İlgili Kişi [Kişisel Veri Sahibi] Tarafından Veri Sorumlusuna Yapılacak Başvurulara İlişkin Başvuru Formu.

Çalışan Adayı: Şirketimize herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini Şirketimizin incelemesine açmış olan gerçek kişiler.

İş Birliği İçinde Olduğumuz Kurumların ve Müşterilerimizin Çalışanları, hissedarları, Yetkilileri: Şirketimizin her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda [iş ortağı, tedarikçi gibi, ancak bunlarla sınırlı olmaksızın] çalışan, bu kurumların hissedarları ve yetkilileri dâhil olmak üzere, gerçek kişiler.

İş Ortağı: Şirketimizin ticari faaliyetlerini sürdürürken muhtelif projeler yürütmek, hizmet almak gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu taraflar.

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlenerek elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi,  değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilin hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Kişisel Veri Sahibi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

KVK Kurulu: Kişisel Verileri Koruma Kurulu.

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilere ait ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.

Periyodik İmha: KVK Kanunu’nda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.

Şirket Yetkilisi: Grup Şirketlerimizin yönetim kurulu üyesi ve diğer yetkili gerçek kişiler.

Tedarikçi: Grup Şirketlerimizin ticari faaliyetlerini yürütürken Grup Şirketlerimizin emir ve talimatlarına uygun olarak sözleşme temelli veya herhangi bir sözleşmesel ilişkisi bulunmadan Şirketlerimize hizmet sunan tüm taraflar.

Üçüncü Kişi: Politika kapsamında farklı bir şekilde tanımlanmamış olan, kişisel verileri Politika kapsamında işlenen gerçek kişiler.

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi.

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yerin [veri kayıt sistemi] kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.

Ziyaretçi: Grup Şirketlerimizin sahip olduğu veya hizmet verdiği fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler.

Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.

3-KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR

3.1 Genel

Şirketimiz, Anayasa’nın 20. maddesine ve KVK Kanunu’nun 4. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin işlenmesi konusunda; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel; belirli, açık ve meşru amaçlar güderek; amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmaktadır. Şirketimiz kanunlarda öngörülen veya kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar kişisel verileri muhafaza etmektedir. Grup Şirketlerimiz, Anayasa’nın 20. ve KVK Kanunu’nun 5. maddeleri gereğince, kişisel verileri, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin KVK Kanunu’nun 5. maddesindeki şartlardan bir veya birkaçına dayalı olarak işlemektedir.

Şirketimiz, Anayasa’nın 20. ve KVK Kanunu’nun 10. maddelerine uygun olarak, kişisel veri sahiplerini aydınlatmakta ve kişisel veri sahiplerinin bilgi talep etmeleri durumunda gerekli bilgilendirmeyi yapmaktadır.

Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 6. maddesine uygun olarak özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi bakımından Öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.

Şirketimiz KVK Kanunu’nun 8 ve 9. maddelerine uygun olarak kişisel verilerin aktarılması konusunda kanunda öngörülen ve KVK Kurulu tarafından ortaya konulan düzenlemelere uygun davranmaktadır.

Kişisel Verilerin Mevzuatta Öngörülen İlkelere Uygun Olarak İşlenmesi

3.1.1 Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme

Şirketimiz; kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Bu kapsamda Şirketimiz, kişisel verilerin işlenmesinde orantılılık gerekliliklerini dikkate almakta, kişisel verileri amacın gerektirdiği dışında kullanmamaktadır. Bu kapsamda amacımız müşterilerimizin, potansiyel müşterilerimizin, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurum çalışanlarının, dahil olduğumuz şirketimiz çalışanlarının ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin hukuka uygun biçimde işlenmesi ve korunmasıdır.

3.1.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama

Şirketimiz; kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve kendi meşru menfaatlerini dikkate alarak işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamaktadır. Şirketimiz bu doğrultuda gerekli tedbirleri almaktadır.

3.1.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

Şirketimiz meşru ve hukuka uygun olan kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir. Şirketimiz, yürütmekte olduğu ticari faaliyet ile bağlantılı ve bunlar için gerekli olan kişisel verileri işin niteliği gereği gerektiği kadar işlemektedir.

3.1.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı Sınırlı ve Ölçülü Olma

Şirketimiz kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktadır. Örneğin, Sonradan ortaya çıkması muhtemel ihtiyaçların karşılanmasına yönelik kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmemektedir.

3.1.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

Şirketimiz, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Şirketimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklamaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler Şirketimiz tarafından silinmekte, yok edilmekte veya bu bilgiler anonim hale getirilmektedir. Bu kapsamda kişinin AÇIK RIZA beyanı doğrultusunda işlem yapılmaktadır.

3.2. Kişisel Verileri, KVK Kanunu’nun 5. Maddesinde Belirtilen Kişisel Veri İşleme Şartlarından Bir veya Birkaçına Dayalı ve Bu Şartlarla Sınırlı Olarak İşleme

Kişisel verilerin korunması Anayasal bir haktır. Temel hak ve hürriyetler, Özlerine dokunulmaksızın yalnızca Anayasa’nın ilgili maddelerinde belirtilen sebeplere bağlı olarak ve ancak kanunla sınırlanabilir. Anayasa’nın 20. maddesinin üçüncü fıkrası gereğince, kişisel veriler ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebilecektir. Şirketimiz bu doğrultuda ve Anayasa’ya uygun bir biçimde; kişisel verileri, ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlemektedir.

3.3. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması ve Bilgilendirilmesi

Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında Kişisel Veri Sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda Şirketimiz, varsa temsilcisinin kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi hukuki sebebi, kişisel verilerin ne şekilde muhafaza edileceği ve ne kadar süre muhafaza edileceği ve kişisel veri sahibinin sahip olduğu hakları konusunda aydınlatma yapmaktadır.

Anayasa’nın 20. maddesinde herkesin, kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme hakkına sahip olduğu ortaya konulmuştur. Bu doğrultuda KVK Kanunu’nun 11. maddesinde kişisel veri sahibinin hakları arasında “bilgi talep etme” de sayılmıştır. Şirketimiz bu kapsamda, Anayasa’nın 20. ve KVK Kanunu’nun 11. maddelerine uygun olarak Kişisel Veri Sahibinin bilgi talep etmesi durumunda gerekli bilgilendirmeyi yasal süreleri içerisinde yapmaktadır.

3.4. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

Şirketimiz tarafından, KVK Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen kişisel verilerin işlenmesinde, KVK Kanunu’nda öngörülen düzenlemelere hassasiyetle uygun davranılmaktadır. KVK Kanunu ile birtakım kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfedilmiştir. KVK Kanunu’nun 6. maddesinde, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan bir takım kişisel veri “özel nitelikli” olarak belirlenmiştir. Bu veriler; ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan bir takım kişisel veri “özel nitelikli” olarak belirlenmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği sağlık; cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir. KVK Kanunu’na uygun bir biçimde Şirketimiz tarafından; özel nitelikli kişisel veriler KVK Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenmektedir:

• Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya
• Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise;
• Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde,
• Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmektedir.

Bu kapsamda, şirketimiz bünyesinde verilen iş yeri hekimliği hizmeti sebebiyle çalışanların sağlık verileri işlenmekte olup bu özel nitelikli kişisel verilere erişebilen personele gerekli eğitimler verilmekte, bu personelin erişim yetkisi kapsam ve süreleri belirlenmekte ve periyodik olarak denetimler yapılmakta ve gizlilik sözleşmeleri imzalanmaktadır. İlgili personelin işten ayrılması durumunda erişim yetkisi derhal kaldırılmaktadır.

Çalışanların sağlık dosyalarında fiziki olarak saklanan kişisel sağlık verilerinin bulunduğu fiziki dosyalar kilitli ve sadece revir personelinin erişebildiği alanlarda saklanmaktadır. Çalışanların sağlık verilerine revir personeli dışında hiçbir birim erişememektedir.

3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması

Şirketimiz hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda işbu Politika kapsamında yer verilen gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Grup Şirketlerimiz bu doğrultuda KVK Kanunu’nun 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.

3.5.1. Kişisel Verilerin Aktarılması

Şirketimiz meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli gizlilik koşullarını oluşturarak ve güvenlik önlemlerini alarak aşağıda sayılan KVK Kanunu’nun 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak kişisel verileri üçüncü kişilere aktarabilmektedir:

• Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise,
• Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,
• Kişisel veri sahibinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve kişisel veri sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa;
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,
• Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise.
• Kişisel veriler, kişisel veri sahibi tarafından alenileştirilmiş ise,
• Kişisel veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise.
• Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, şirketimiz meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı zorunlu ise.

3.5.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması

Şirketimiz gerekli özeni göstererek, gerekli güvenlik tedbirlerini alarak ve KVK Kurulu tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak; meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda kişisel veri sahibinin özel nitelikli kişisel verilerini aşağıdaki durumlarda üçüncü kişilere aktarabilmektedir.

• Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya o kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise; Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri [ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir], kanunlarda öngörülen hallerde,

• Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından.

3.6. Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması

Kişisel verilerin yurtdışına aktarılmasına ilişkin olarak, KVKK’nın 9. maddesi doğrultusunda veri sahibinin açık rızası aranmak zorundadır. Ancak özel nitelikli kişisel veriler dahil, kişisel verilerin veri sahibinin açık rızası olmaksızın işlenmesine izin verilen şartların varlığı halinde, kişisel verinin aktarılacağı yabancı ülkede, yeterli korumanın bulunması kaydıyla veri sahibinin açık rızası aranmaksızın da Şirketimiz tarafından kişisel veriler yurtdışına aktarılabilecektir. Eğer aktarım yapılacak ülke, Kurul tarafından yeterli korumanın bulunduğu ülkeler arasında belirlenmemiş ise, Şirketimiz ve ilgili ülkedeki veri sorumlusu/veri işleyen yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt edecektir.

4. ŞİRKETİMİZ TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZASYONU, İŞLENME AMAÇLARI VE SAKLANMA SÜRELERİ

Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak aydınlatma yükümlülüğü kapsamında hangi kişisel veri sahibi gruplarının hangi kişisel verilerini işlediğini, kişisel veri sahibinin kişisel verilerinin işlenme amaçlarını ve saklama sürelerini kişisel veri sahibine bildirmektedir.

4.1. Kişisel Verilerin Kategorizasyonu

Şirketimiz nezdinde; Şirketimizin meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, KVK Kanunu’nun 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin 4. maddede belirtilen ilkeler olmak üzere KVK Kanunu’nda belirtilen genel ilkelere ve KVK Kanunu’nda düzenlenen bütün yükümlülüklere uyularak ve işbu Politika kapsamındaki sürelerle (Tedarikçi, İş Ortağı, Ziyaretçi, Üçüncü Kişi, Çalışan Adayı, Şirket Yetkilisi, İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri] sınırlı olarak aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel veriler, KVK Kanunu’nun 10. maddesi uyarınca ilgili kişiler bilgilendirilmek suretiyle işlenmektedir.

VERİ SINIFI – AÇIKLAMA

Kişisel Veri: Kişisel veri, belirli ya da belirlenebilir nitelikteki bir kişiye ilişkin her türlü” bilgidir. Ad-soyadı, T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, anne adı – baba adı, doğum geri, Kişisel veri doğum tarihi, cinsiyet gibi bilgileri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeler ile vergi numarası, SGK numarası, imza bilgisi, taşıt plakası vb. bilgiler.

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Özel nitelikli kişisel veriler, öğrenilmesi halinde ilgili kişi hakkında ayrımcılık Kişisel Veri yapılmasına veya mağduriyete neden olabilecek nitelikteki verilerdir. Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileridir.

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan kişisel verilerin aşağıdaki gibi sınıflandırılmıştır:

KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU AÇIKLAMASI

4.2. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Şirketimiz KVK Kanunu’nun 5. maddesinin 2. fıkrasında ve 6. maddenin 3. fıkrasında belirtilen kişisel veri işleme şartları içerisindeki amaçlarla ve koşullarla sınırlı olarak kişisel verileri işlemektedir.

Bu amaçlar ve koşullar;

• Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin Şirketimizin ilgili faaliyette bulunmasının Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Kişisel verilerinizin Şirketimiz tarafından işlenmesinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,
• Kişisel verilerinizin işlenmesinin Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü gerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Kişisel verilerinizin sizler tarafından alenileştirilmiş olması şartıyla; sizlerin alenileştirme amacıyla sınırlı bir şekilde Şirketimiz tarafından işlenmesi,
• Kişisel verilerinizin Şirketimiz tarafından işlenmesinin Şirketimizin veya sizlerin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
• Sizlerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirketimiz meşru menfaatleri için kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının zorunlu olması
• Şirketimiz tarafından kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının kişisel veri sahibinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması ve bu durumda da kişisel veri sahibinin fiili veya hukuki geçersizlik nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunması
• Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler açısından kanunlarda öngörülmüş olması
• Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri açısından ise kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesidir.

Bu kapsamda Şirketimiz, kişisel verilerinizi aşağıdaki amaçlarla sınırlı olarak Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları kapsamında işlemektedir;

• Kurumsal sürdürülebilirlik faaliyetlerinin planlanması ve icrası
• Etkinlik yönetimi
• İtibar araştırma süreçleri,
• İş ortakları veya tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi
• Şirketimiz personel temin süreçlerinin yürütülmesi
• Şirketimiz finansal raporlama ve risk yönetimi işlemlerinin icrası/takibi
• Şirketimiz hukuk işlerinin icrası/takibi
• Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası
• Kurumsal yönetim faaliyetlerinin icrası
• Şirketler ve ortaklık hukuku işlemlerinin gerçekleştirilmesi
• Şirketimizin ticari politikalarının tespit, planlanma ve uygulanması
• Şirketimiz ve Şirketimiz ile iş ilişkisi içerisinde olan gerçek veya tüzel kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin sağlanması
• Şirketimize ait ofis işyeri tesis ve benzeri tüm lokasyonların fiziksel güvenliğinin ve denetiminin sağlanması
• Şirketimizin müşterilerini değerlendirme, Ürün v.s. ilişkin şikayet yönetimi süreçleri,
• Ticari ortaklıklarının ve stratejilerinin doğru olarak planlanması, yürütülmesi ve yönetilmesi,
• Talep ve şikâyet yönetimi
• Şirketimiz Üst düzey yöneticilerine sağlanacak yan haklar ve menfaatlerin planlanması ve icrası süreçlerine destek olunması
• Şirketimiz faaliyetlerinin prosedürleri ve ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin temini için denetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası
• Şirketimiz itibarının korunmasına yönelik çalışmaların gerçekleştirilmesi
• Yatırımcı ilişkilerinin yönetilmesi
• Yetkili kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi
• Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi

Bahsi geçen amaçlarla gerçekleştirilen işleme faaliyetinin, KVK Kanunu kapsamında öngörülen şartlardan herhangi birini karşılamıyor olması halinde, ilgili işleme sürecine ilişkin olarak Şirketimiz tarafından açık rızanız temin edilmektedir.

4.3.Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri

Şirketimiz, ilgili kanunlarda ve mevzuatlarda öngörülmesi durumunda kişisel verileri bu mevzuatlarda belirtilen süre boyunca saklamaktadır. Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, Kişisel Veriler Şirketimizin o veriyi işlerken yürütülen faaliyet ile bağlı olarak Şirketimizin uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre kadar işlenmekte daha sonra silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

Bu konu ile ilgili ayrıntılı bilgi bu Politika’nın 9. Bölümünde yer verilmiştir.

Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş; ilgili mevzuat ve Şirketimizin belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zaman aşımı süreleri ile zaman aşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda Şirketimize yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir. Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

5. ŞİRKETİMİZ TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN SAHİPLERİNE İLİŞKİN KATEGORİZASYON

Şirketimiz tarafından, aşağıda sıralanan kişisel veri sahibi kategorilerinin kişisel verileri işlenmekle birlikte, işbu Politika’nın uygulama kapsamı İş ortakları, Tedarikçiler, Müşteriler, Ziyaretçiler, Üçüncü Kişiler, Çalışanlar, Çalışan Adayları, Şirket Yetkilileri, İş birliği İçinde Olduğumuz Kurumların çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri ile sınırlıdır.

Şirketimiz tarafından kişisel verileri işlenen kişilerin kategorileri yukarıda belirtilen kapsamda olmakla birlikte, bu kategorilerin dışında ger alan kişiler de KVK Kanunu kapsamında Şirketimize taleplerini yöneltebilecek olup; bu kişilerin talepleri de bu Politika kapsamında değerlendirmeye alınacaktır. Madde 4.1’deki kişisel veri tablosunda, kişisel veri kategorileri ve bu kategoriler içinde kişilerin hangi tip kişisel verilerinin işlendiği tanımlanmıştır.

6. ŞİRKETİMİZ TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER VE AKTARILMA AMAÇLARI

Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak kişisel verilerin aktarıldığı kişi gruplarını kişisel veri sahibine bildirmektedir.

Şirketimiz KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak Politika ile yönetilen veri sahiplerinin kişisel verilerini aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarılabilir:

• Şirketimiz iş ortaklarına ve tedarikçilerine.

Şirketimizin ticari faaliyetlerini sürdürürken muhtelif projeler yürütmek, hizmet almak gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu tarafları tanımlamaktadır. İş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak kişisel veriler aktarılabilmektedir.

Tedarikçi: Şirketimizin ticari faaliyetlerini yürütürken Şirketimizin emir ve talimatlarına uygun olarak sözleşme temelli olarak Şirketimize hizmet sunan tarafları tanımlamaktadır. Şirketimizin tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin ettiği ve Şirketimizin ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin Şirketimize sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak kişisel veriler aktarılabilmektedir.

• Şirketimiz şirket yetkililerine,

Şirket Yetkilileri: Şirketimiz yönetim kurulu Üyeleri ve diğer yetkili gerçek kişiler. İlgili mevzuat hükümlerine göre Şirketimizin ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerin tasarlanması, en üst düzeyde yönetiminin sağlanması ve denetim amaçlarıyla sınırlı olarak

• Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına

Hukuken Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları: İlgili mevzuat hükümlerine göre Şirketimizden bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları. İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi dâhilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak kişisel veriler aktarılabilmektedir.

• Hukuken yetkili özel hukuk kişilerine

Hukuken Yetkili Özel Hukuk Kişileri: İlgili mevzuat hükümlerine göre şirketimizden bilgi ve belge almaya yetkili özel hukuk kişileri. İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dâhilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak ve sadece o işle ilgili kişisel veri aktarılabilmektedir.

7. BİNA, TESİS GİRİŞLERİ İLE BİNA TESİS İÇERİSİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ İLE İNTERNET SİTESİ ZİYARETÇİLERİ

AYB MOTORLU ARAÇLAR ve GRUP ŞİRKETLERİ tarafından bina, tesis girişlerinde ve tesis içerisinde yapılan kişisel veri işleme faaliyetleri, Anayasa’ya, KVK Kanunu’na ve ilgili diğer mevzuata uygun bir biçimde yürütülmektedir.

Şirketimiz tarafından güvenliğin sağlanması amacıyla, Şirketimiz binalarında ve tesislerinde güvenlik kamerasıyla izleme faaliyeti ile misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.

Güvenlik kameralarının kullanılması ve misafir giriş çıkışlarının kayıt altına alınması yoluyla Şirketimiz tarafından kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmüş olmaktadır.

7.1. AYB MOTORLU ARAÇLAR Üretim Binası, Tesis Girişlerinde Ve İçerisinde Yürütülen Kamera İle İzleme Faaliyetleri

Bu bölümde AYB MOTORLU ARAÇLAR’ın fabrika ve idari binaları ile satış ofisi ve temsilciliklerinde kamera ile izleme sistemine ilişkin açıklamalar yapılacak ve kişisel verilerin, gizliliğinin ve kişinin temel haklarının nasıl korumaya alındığına ilişkin bilgilendirme yapılacaktır.

AYB MOTORLU ARAÇLAR, güvenlik kamerası ile izleme faaliyeti kapsamında; şirketin, grup şirketlerinin, çalışanların, müşterilerin, aile yakınlarının, şirket yetkili ve amirlerinin, şirket çalışan adaylarının ve diğer kişilerin güvenliğini sağlamaya ilişkin menfaatlerini korumak gibi amaçlar taşımaktadır.

7.2. AYB MOTORLU ARAÇLAR  Bina, Tesis Girişlerinde Ve İçerisinde Yürütülen Misafir Giriş Çıkışlarının Takibi

AYB MOTORLU ARAÇLAR tarafından; güvenliğin sağlanması ve bu Politika’da belirtilen amaçlarla, Şirketimiz binalarında ve tesislerinde misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.

Misafir olarak Şirket binalarına gelen kişilerin isim ve soyadları elde edilirken ya da Şirket nezdinde asılan ya da diğer şekillerde misafirlerin erişimine sunulan metinler aracılığıyla söz konusu kişisel veri sahipleri bu kapsamda aydınlatılmaktadırlar. Misafir giriş-çıkış takibi yapılması amacıyla elde edilen veriler yalnızca bu amaçla işlenmekte ve ilgili kişisel veriler fiziki ortamda veri kayıt sistemine kaydedilmektedir.

7.3. İnternet Sitesi Ziyaretçileri

Ayb Motorlu Araçlar ve grup şirketlerine ait internet siteleri ve uygulamaları içinde çerezleri ve diğer teknolojileri [kısaca ‘çerezler’) kullanabilir. Çerezler bir web sunucusu tarafından sabit diskinize taşınan ve ardından bilgisayarınızda saklanan ufak metin dosyalarıdır. Bazı çerezler, Müşteri/Kullanıcı davranışını daha iyi anlamaya yardımcı olur; internet sitemizin kullanımı ve ziyaret verileri ile ilgili bilgi verir, sitemizi geliştirmemize yardımcı olur. Çerezler, müşteriler / kullanıcıların internet sitesini ya da uygulamayı kullanırken, müşterilerin kişisel bilgilerini hatırlamak için de kullanırlar. Böylece internet sitesinin ve uygulamaların kullanımı kolaylaşır.

Bazı bilgileri otomatik olarak toplarız ve bunları günlük dosyalarında saklarız. Bu bilgiler İnternet Protokolü (IP) adreslerini, tarayıcı türünü ve dilini, İnternet servis sağlayıcısını (ISP), başvuran ve çıkış internet sitelerini ve uygulamalarını, işletim sistemini, tarih/zaman damgasını ve tıklama dizisi verilerini içerir.

Çerezleri devre dışı bırakmak istiyorsanız kullandığınız web tarayıcı ve mobil cihaz üzerinden gereken ayarları yapabilirsiniz. Yukarıdaki bilgilendirmeye bağlı olarak şirketimiz tarafından hazırlanan web sayfalarında, kullanılan teknolojik altyapı gereksinimlerine bağlı olarak ve kullanılan altyapının öngördüğü çerezler kullanılmaktadır. Şirketimiz tarafından özel olarak geliştirilmiş / veri toplayan, işletilen bilgi toplama teknolojileri ve çerezleri kullanılmamaktadır.

8. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ ŞARTLARI

AYB MOTORLU ARAÇLAR , Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesinde ve KVK Kanunu’nun 7. maddesinde düzenlendiği üzere ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde Şirketimizin kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Kişisel verileri saklama ve imha politikasına göre işlemler yürütülür.

9.KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR

Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmaktadır. Kurumumuz kurumsal bilginin korunması, saklanması için kurmuş olduğu kalite ve bilgi güvenliği gözetim sistemleri kapsamında uyguladığı / işlettiği veri / bilgi koruma süreçlerine kişisel verileri de içerecek şekilde genişletmiştir.

9.1. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması

9.1.1. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun işlenmesini Sağlamak için Alınan Teknik ve idari Tedbirler

Kurumda kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi için veri işleme sorumlulukları belirlenmiş ve ilgili görev tanımları içinde tanımlanmıştır. Veri işleme sorumluluklarına bağlı olarak veri işleme ortamları ve işleme şartları uygun hale getirilmiştir.

9.1.2. Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek için Alınan Teknik ve İdari Tedbirler

Şirketimizde kişisel verileri işleme sorumluluğu olan kullanıcıların erişim yetkileri, ilgili uygulamalar göre düzenlenmiştir. Veri işleme sorumluluğu olmayan kullanıcıların ilgili uygulamalardaki yetkileri kısıtlanmıştır. Bu çerçevede düzenli aralıklarla veri işleme sorumlularının yetkileri gözden geçirilmektedir.

İdari ve teknik tedbirler aşağıdaki konuları içerir. Şirketimiz bu tedbirleri eksiksiz olarak almak ve hukuka aykırı erişimi engellemekle yükümlü olduğu halde; yine de üçüncü kişilerin kişisel verilere hukuka aykırı erişimi söz konusu olmuş ise; kişisel verilerin korunmasına ilişkin ilgili mevzuata ve Kurul kararlarına uygun şekilde ilgililerin zarar görmemesi için teknik ve idari tüm tedbirleri alır. Teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınmakta alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.

• Erişim ve yetkilendirme teknik çözümleri devreye alınmaktadır.
• Alınan teknik önlemler periyodik olarak Şirketimiz denetlenmektedir,
• Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.

9.1.3. Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması

Şirketimizde kişisel veriler, özelliklerine bağlı olarak fiziksel ve elektronik ortamlarda saklanır. Fiziksel ortamlara girişler kontrol altındadır. Kişisel veri bulunan dolaplar kilitli olarak muhafaza edilmektedir. Elektronik ortamlardaki veriler erişim yetkilerine bağlı olarak işlenmektedir. Kişisel veriler kriptografik yöntemlerle korunmaktadır. Yedeklenen kişisel veriler kurum dışında bulut servislerinde kriptolu olarak tutulmaktadır.

Tedarikçiler tarafından saklanan kişisel verilerin saklanma / işlenme şartları tedarikçi sözleşmeleri üzerinden yönetilmektedir.

9.1.4. Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi

Şirketimiz bünyesinde alınan teknik tedbirler bakımından kullanılmakta olan veri kayıt sistemlerinin KVK Kanunu ve ilgili mevzuata uygun şekilde oluşturulduğu ve kullanıldığı görevlilerce periyodik olarak takip edilerek denetlenir ve bu konuda yetkili kılınan kişi veya kurula raporlama yapılır. Bu doğrultuda şirket yönetimi kişisel veriler ile ilgili gereksinimleri karşılamak üzere gerekli kaynakları sağlamayı taahhüt etmektedir.

9.1.5. Kişisel Verilerin Yetkisiz Bir Şekilde İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler

Şirkette kaydı tutulan, kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde veri sorumlusu olarak, kişisel verileri yetkisiz bir şekilde ifşa edilen kişileri ve KVK Kurulunu bilgilendirmekle yükümlüdür.

Kişisel verilerin kasıtlı olarak ve açık / objektif delillerle kanıtlanmış olması halinde “Disiplin Yönetmeliği” uygulanır. Hukuki / idari süreçler başlatılır.

9.2. Veri Sahibinin Haklarının Gözetilmesi ve Veri Sahiplerinin Taleplerinin Değerlendirmesi

Şirketimiz kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için KVK Kanunu’nun 18. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.

9.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması

KVK Kanunu ile özel nitelikli kişisel verilere özel önem atfedilmiştir. Zira bu verilerin başka kişilerin eline geçmesi halinde kişisel bilginin ilgilisinin mağdur olmak ihtimali yüksektir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir. AYB MOTORLU ARAÇLAR tarafından, KVK Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Bu kapsamda, AYB MOTORLU ARAÇLAR tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve Şirketimiz bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır.

9.4. AYB MOTORLU ARAÇLAR’a Tüm Departmanların Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Konusunda Eğitimi ve Çalışanların Farkındalıklarının Arttırılması ve Denetimi

Kanun kapsamında kişisel verilerin toplanması, işlenmesi, tasnifi, silinmesi / yok edilmesi / erişim haklarının kaldırılması / anonim hale getirilmesi süreçlerinin etkin şekilde uygulandığını doğrulamak üzere İç denetim / Kalite / Kurum içi / kurum dışı [tedarikçi] kaynaklar ile yıllık denetimler planlar, gerçekleştirir ve sonuçlarını üst yönetime raporlar.

Başlıca idari tedbirler en az aşağıdaki hususları içerir:

• Çalışanlar, kişisel verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda bilgilendirilmekte ve eğitime tabi tutulmaktadır.

• Ayb Motorlu Araçlar’ın yürütmüş olduğu tüm faaliyetler ayrıntılı olarak tüm iş birimleri özelinde analiz edilerek, bu analiz neticesinde ilgili iş birimlerinin gerçekleştirmiş olduğu ticari faaliyetler özelinde kişisel veri işleme faaliyetleri ortaya konulmaktadır.

• Şirketin iş birimlerinin yürütmüş olduğu kişisel veri işleme faaliyetleri; bu faaliyetlerin 6698 Sayılı kanunun aradığı kişisel veri işleme şartlarına uygunluğun sağlanması için yerine getirilecek olan gereklilikler her bir iş birimi ve yürütmüş olduğu ayrıntılı faaliyet özelinde belirlenmektedir.

• İlgili iş birimleri özelinde farkındalık yaratılmakta ve uygulama kuralları belirlenmekte; bu hususların denetimini ve uygulamanın sürekliliğini sağlamak için gerekli idari tedbirler Şirket içi politikalar ve bilgilendirmeler, farkındalık eğitimleri, uyan mekanizmaları (pano, duyuru, oryantasyon vb.) yoluyla hayata geçirilmektedir.

10. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI; BU HAKLARIN KULLANILMASI VE DEĞERLENDİRİLMESİ

Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak kişisel veri sahibinin haklarını kendisine bildirmekte, bu hakların nasıl kullanılacağı konusunda kişisel veri sahibine yol göstermektedir ve Şirketimiz, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.

10.1. Veri Sahibinin Hakları ve Bu Haklarını Kullanması

10.1.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları

Kişisel veri sahipleri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak İşlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.

10.1.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını İleri Süremeyeceği Haller

Kişisel veri sahipleri, KVK Kanunu’nun 28. maddesi gereğince aşağıdaki haller KVK Kanunu kapsamı dışında tutulduğundan, kişisel veri sahiplerinin bu konularda 10.1.1.’de sayılan haklarını ileri süremezler

• Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
• Kişisel verilerin milli savunmayı, milli güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin milli savunmayı, milli güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşlan tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

KVK Kanunu’nun 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde kişisel veri sahipleri zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, 10.1.1.’de sayılan diğer haklarını ileri süremezler:

• Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
• Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
• Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
• Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

10.1.3. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması

Kişisel Veri Sahipleri bu bölümün 10.1.1. Başlığı altında sıralanan haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Başvuru Formu’nu doldurup imzalayarak Şirketimize ücretsiz olarak iletebileceklerdir:

• “www.aybvipauto.com” adresinde bulunan formun doldurulduktan sonra ıslak imzalı bir nüshasının bizzat elden veya noter aracılığı ile Ayb Motorlu Araçlar Ve Turizm Taşımacılığı Ticaret Limited Şirketi ’nin Taşdelen Mahallesi Ayça Sk. No: 3 /1a Çekmeköy/İstanbul  adresine göndermek suretiyle,

• “www.aybvipauto.com”  adresinde bulunan formun doldurulup 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imza” ile imzalandıktan sonra güvenli elektronik imzalı formun kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi suretiyle

Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş ve bu yetkiyi açıkça içeren özel vekâletname bulunmalıdır.

10.1.4. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı

Kişisel veri sahibi KVK Kanunu’nun 14. maddesi gereğince Ayb Motorlu Araçlar’a yaptığı başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hallerinde; Ayb Motorlu Araçlar’ın cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve herhalde ( Cevap verilmemesi halinde ) başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde KVK Kurulu’na şikâyette bulunabilir.

10.2. AYB MOTORLU ARAÇLAR’ın Başvurulara Cevap Vermesi

Kişisel veri işleme faaliyetleri ile ilgili başvuruların Ayb Motorlu Araçlar’a yapılması gerekmektedir.

10.2.1. AYB MOTORLU ARAÇLAR’ın Başvurulara Cevap Verme Usulü ve Süresi

Kişisel veri sahibinin, bu bölümün 10.1.3. başlıklı kısmında yer alan usule uygun olarak talebini Şirketimize iletmesi durumunda Şirketimiz talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ilgili talebi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, KVK Kurulunca bir ücret öngörülmesi hâlinde veya şikayetin sonuçlandırılması hususunda şirketimiz tarafından olağan dışı bir masraf yapılmasını gerektiren bir durumun varlığı halinde, Şirketimiz tarafından başvuru sahibinden KVK Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.

10.2.2. Şirketimizin Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edebileceği Bilgiler

Şirketimize başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir. Şirketimiz, kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirebilmek adına kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

10.2.3. Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunun Reddedilmesi

Aşağıda yer alan hallerde başvuruda bulunan kişinin başvurusunu, gerekçesini açıklayarak reddedebilir.

• Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
• Kişisel verilerin milli savunmayı, milli güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin milli savunmayı, milli güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
• Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
• Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
• Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
• Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
• Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
• Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması
• Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması.
• Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması

KVK Kanunu’nun getirdiği haklardan çalışanlarımızı, çalışan adaylarımı, tedarikçilerimizi, müşterilerimizi, ziyaretçilerimizi ve ilgili diğer 3. Kişileri faydalandırmak ve KVK Kanunu’na uyum sürecini sağlamak için işbu Politika düzenlenerek yürürlüğe sokulmuştur.